Jak zmienić regulamin sklepu internetowego?

Jeśli prowadzisz sklep internetowy i chcesz działać w sieci legalnie masz obowiązek posiadać regulamin sklepu internetowego. Co w sytuacji, jeśli posiadasz regulamin, ale chcesz go zmienić? Czy masz taką możliwość? Jak zmienić regulamin zgodnie z prawem? Na te pytanie w dzisiejszym artykule odpowie radca prawny Anna Zakrzewska, współautorka bloga legalniewbizneise.pl. 

Posiadając regulamin sklepu internetowego prędzej, czy później napotkamy konieczność jego zmiany. Zmiana regulaminu w sklepie internetowym, może być spowodowana zmianą przepisów prawnych, ale może wynikać także bezpośrednio z woli przedsiębiorcy, jak również może być spowodowana zmieniającymi się warunkami rynkowymi.

Z względu na to, że regulamin musi być udostępniony konsumentowi przed zawarciem umowy tak, by mógł się on zapoznać z wszelkimi jego zapisami, to w interesie sprzedawcy leży, by regulamin był aktualny. Nie można konsumenta związać nowym zapisem w regulaminie, jeśli nie został mu on udostępniony w odpowiednim czasie.

Kiedy możemy zmienić regulamin?

Po pierwsze regulamin może być zmieniony jedynie w sytuacji, gdy zawarta została w nim klauzula o możliwości zmiany regulaminu. Zgodnie z art. 385[3] kodeksu cywilnego w razie wątpliwości uważa się,  że  niedozwolonymi  postanowieniami  umownymi  są  te,  które  w  szczególności uprawniają  kontrahenta  konsumenta  do jednostronnej zmiany  umowy  bez  ważnej przyczyny wskazanej w tej umowie. Po drugie zmiana regulaminu jest możliwa wyłącznie w sposób umożliwiający klientom uprzednie zapoznanie się i wyrażenie zgody albo rezygnację z dalszego korzystania z usług. Ponadto regulamin powinien wskazywać ważne tj. obiektywnie istotne przyczyny jego zmian.

Kiedy musimy zmienić regulamin?

Przedsiębiorca zobligowany jest dostosować regulamin stosownie do zmieniającego się prawa. Każda zmiana przepisów prawa regulujących sprzedaż produktów lub świadczenie usług drogą elektroniczną przez sprzedawcę wpływająca na wzajemne prawa i obowiązki określone w umowie zawieranej pomiędzy klientem a sprzedawcą lub zmiana interpretacji powyższych przepisów prawa wskutek orzeczeń sądów, decyzji, rekomendacji lub zaleceń właściwych w danym zakresie urzędów lub organów powoduje konieczność zmiany regulaminu.

Zmiana danych identyfikujących przedsiębiorcę, w szczególności danych o firmie, adresie, siedzibie, a w konsekwencji również zmiana organu, który zarejestrował działalność gospodarczą, a także numeru, pod którym został zarejestrowany powoduje konieczność zmiany regulaminu. Ponadto dane, umożliwiające kontakt z przedsiębiorcą. Analogicznie przedsiębiorca, który zmienił formę prawną także zobligowany jest to zmiany regulaminu w tym zakresie.

Co więcej regulamin powinien być zaktualizowany, gdy następują istotne zmiany z zakresie prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności, to znaczy jeśli zmienia się jej profil, wprowadzane są nowe usługi, czy rozszerzany jest zakres prowadzonej działalności.

Każda zmiana zakresu lub świadczenia usług, do których stosują się zapisy regulaminu, poprzez wprowadzenie nowych, modyfikację lub wycofanie przez sprzedawcę dotychczasowych funkcjonalności lub usług objętych regulaminem rodzi potrzebę zmiany regulaminu. Innymi słowy jeśli zostają zmienione warunki zawierania i rozwiązywania umów, czy tryb postępowania reklamacyjnego, konieczna jest zmiana regulaminu.

Wszelkie zmiany techniczne lub technologiczne związane z funkcjonowaniem sklepu, na przykład zmiana przeglądarki internetowej, której należy użyć w celu zapoznania się z regulaminem, czy zmiana wymagań technicznych niezbędnych do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się przedsiębiorca rejestracji powinny być uwzględnione w regulaminie. 

Jak uniknąć klauzul niedozwolonych?

Rejestr klauzul niedozwolonych dostępny jest na stornie Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKIK) pod adresem: https://rejestr.uokik.gov.pl. Obecnie to prezes Urzędu może w decyzji uznać klauzulę za niedozwoloną i zakazać jej stosowania w umowach z konsumentami. Takie postanowienie nie jest wiążące w stosunku do przedsiębiorcy, który je stosował i wszystkich konsumentów, którzy zawarli z nim umowę. Zbiór niedozwolonych klauzul umownych w zakresie zmiany regulaminu jest dość obszerny. Wśród najczęściej stosowanych niedozwolonych klauzul umownych stosowanych przez przedsiębiorców znajdują się następujące zapisy:

„Sklep zastrzega sobie możliwość zmian w Regulaminie.”

„Właściciel sklepu zastrzega sobie prawo do zmiany treści regulaminu bez konieczności powiadamiania użytkowników.”

„Sprzedawca zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego Regulaminu. Zmienione zapisy Regulaminu będą wiążące od momentu ich opublikowania na stronie sklepu.”

„Właściciel sklepu zastrzega sobie prawo do jednostronnej zmiany postanowień niniejszego regulaminu w każdej chwili i bez konieczności uzasadniania przyczyny.”

„Sklep zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego regulaminu w każdym momencie.”

„Sprzedawca zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego regulaminu bez uprzedzenia.”

„Spółka zastrzega sobie możliwość jednostronnej zmiany regulaminu sklepu w każdym czasie i bez podania przyczyny, informując o tym Klientów poprzez umieszczenie stosownego komunikatu w Sklepie.”

„Właściciel zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu bez podania przyczyny i bez wcześniejszych uprzedzeń.”

„Sprzedający zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian Regulaminu w każdym czasie. Zmieniony Regulamin będzie dostępny na stronie Sklepu dla wszystkich korzystających ze Sklepu internetowego.”

„Spory mogące wyniknąć w związku z wykonaniem umowy Strony poddają rozstrzygnięciu sądu powszechnego właściwego dla siedziby pozwanego.”

„Każda zmiana Regulaminu wchodzi w życie od dnia udostępnienia ujednoliconego tekstu na stronie www.”

„Sklep zastrzega sobie możliwość zmiany regulaminu bez wcześniejszego poinformowania o tym fakcie zarejestrowanych w serwisie Klientów. Wszelkie zmiany obowiązują od daty opublikowania ich na stronie www.”

„Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania na stronie internetowej, chyba że postanowienia niniejszego regulaminu stanowią inaczej.” 

„Zmiana regulaminu nie stanowi zmiany warunków umowy.” 

„Firma X zastrzega sobie prawo do przekazania lub zlecenia wszystkich lub części swoich praw i obowiązków wynikłych z niniejszego Regulaminu. W takim przypadku informacja na temat przekazania lub zlecenia wraz z informacjami o podmiocie, na rzecz którego dokonano przekazania, podane zostaną w momencie logowania się do Serwisu”.

Podany powyżej przykłady to tylko wycinek istniejących w obrocie handlowym niedozwolonych klauzul umownych. W przypadku istnienia takich zapisów w regulaminie sklepu internetowego przedsiębiorca naraża się m.in. na odpowiedzialność finansową nałożoną przez UOKiK.  Dlatego też warto działać legalnie w biznesie i na bieżąco monitorować swój regulamin sklepu internetowego.

Na co zwrócić szczególną uwagę aktualizując regulamin sklepu internetowego?

Przedsiębiorca ma prawo zmienić regulamin sklepu internetowego. Jednak okoliczności tej zmiany muszą być przez niego precyzyjnie określone. Przede wszystkim musi wskazać wyraźnie, że nie dotyczą one klientów, którzy już zawarli umowę. Zmiana regulaminu nie może kreować poczucia niestałości i niepewności łączącego strony stosunku prawnego. Dokonując zmiany regulaminu należy wyczerpująco i jednoznacznie zdefiniować przyczyny modyfikacji regulaminu.

Konsument powinien zostać poinformowany o planowanej zmianie regulaminu poprzez np. przesłanie informacji drogą mailową załączając projekt nowego regulaminu. Konsument musi mieć czas na zapoznanie się ze zmianami i ewentualną reakcję tj.  możliwość zaakceptowania lub niezaakceptowania zmian w niebudzący wątpliwości sposób.

Konsument powinien mieć dostęp do aktualnego regulaminu i archiwalnych regulaminów,  w sposób umożliwiający w każdym czasie jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie jego treści.

Jakie zapisy dotyczące zmiany regulaminu warto uwzględnić w regulaminie sklepu internetowego?

Zmiana Regulaminu jest możliwa wyłącznie w sposób umożliwiający klientom uprzednie zapoznanie się i wyrażenie zgody albo rezygnację z dalszego korzystania z usług. Informacja o zmianie regulaminu powinna zostać udostępniona nie później niż na 14 dni przed wprowadzeniem zmienionego regulaminu. Najlepiej za pomocą wiadomości, przesłanej na podany przy zawieraniu umowy o świadczenie usług przez klienta adres e-mail, co strony uznają za wprowadzenie informacji o zmianie do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby klient mógł zapoznać się z jej treścią. Jeśli sprzedawca nie dysponuje adresem e-mail konsumenta przedsiębiorca może wiadomość o zmianie Regulaminu przekazać klientowi w ramach powiadomień w aplikacji.

W regulaminie warto wskazać, iż zmiana regulaminu wchodzi w życie dopiero z upływem 14 dni od dnia wysłania informacji o zmianie. W przypadku klientów posiadających konto, będą mieć oni prawo do wypowiedzenia umowy o świadczenie usług w terminie 14 dni od dnia powiadomienia ich o zmianie regulaminu. Warto zaznaczyć, iż zmiana regulaminu pozostaje bez znaczenia dla zawartych przez klienta i sprzedawcę umów sprzedaży przed zmianą regulaminu.

Co istotne nie wymaga zmiany regulaminu wprowadzanie przez sklep internetowy promocji, konkursów oraz dodatkowych usług, których szczegółowe zasady i warunki określone zostały w ramach odrębnych regulaminów.

Podstawą działania w branży e-commerce jest posługiwanie się regulaminem sklepu internetowego jako wzorcem umownym obowiązującym w stosunkach z klientem. Podejmując szczegółowe kroki dotyczące zmiany, należy je uprzednio przemyśleć i dopasować do konkretnego regulaminu i konkretnego sklepu. Każda zmiana regulaminu sklepu internetowego wymaga podwójnej czujności, dlatego należy podchodzić do niej ostrożnie i rozważnie.