Jak właściwie wypełnić brief? Porady

Jeśli chcesz współpracować z zewnętrzną firmą w celu stworzenia nowej strony internetowej, systemu bądź sklepu internetowego, już podczas pierwszych rozmów agencja może poprosić Cię o wypełnienie dokumentu, w którym zamieszczone będą pytania odnośnie realizacji oraz planów firmy wobec niej.

Właśnie po to tworzony jest brief. Informacje w nim zawarte pomagają firmie realizującej zrozumieć potrzeby oraz zdecydować, jaka oferta będzie spełniała Twoje oczekiwania. Brief pozwala programistom i project managerom zdobyć niezbędną wiedzę do podjęcia kolejnych kroków.

Budżet

Podanie widełek kwoty, którą jesteś skłonny zapłacić za usługi agencji, pomoże im oszacować, jakie funkcjonalności oraz moduły będą mogły być ujęte w pierwszym ofertowaniu. Większy budżet daje firmie możliwość dodania dedykowanych rozwiązań, przy niższym zawrze mniej modułów zachowując ich jakość.

Podczas budżetowania należy wziąć pod uwagę złożoność projektu, ponieważ zaprojektowanie systemu z wieloma modułami będzie wymagało większego nakładu czasu pracy, a więc będzie droższe niż przy mniejszej liczbie rozwiązań. Budżet powinien pomóc agencji zrozumieć skalę projektu.

Deadline

Po ustaleniu budżetu określ termin, w którym oczekujesz realizacji projektu. Korzystając z tych informacji agencja oceni, czy będzie dysponowała wystarczającą ilością czasu na ukończenie projektu w ramach proponowanego budżetu oraz określonego czasu.

Bądź realistą przy ustalaniu terminu. Niektóre projekty trwają tygodnie, inne mogą  być realizowane nawet kilka miesięcy. Jeżeli data jest dla Ciebie ważna, poinformuj o tym agencję, świadomość terminów pomoże agencji stworzyć właściwie rozłożony w czasie plan działania.

Informacje o firmie

Często rubryka z informacjami o firmie jest niedoceniana. Jednak agencja musi nieco poznać Twoją firmę, aby móc dostarczyć produkt, który spełni oczekiwania. Włączenie profilu firmy do briefu pomaga zrozumieć firmę i jej potrzeby, które w dłuższej perspektywie pozytywnie wpłyną na projekt i jego funkcje.

Opisując firmę możesz także podać informacje o klientach. Zdefiniowana grupa docelowa pomoże agencji zrozumieć, w jaki sposób potencjalni klienci mogą korzystać z witryny lub sklepu. W przypadku dedykowanego systemu dodaj informacje o branży firmy i jej wielkości. Takie konkretne informacje wskażą, ilu pracowników będzie korzystać z systemu i jakie moduły system będzie musiał zawierać.

Cele i oczekiwania

Zwykle firmy chcą tworzyć nowe sklepy lub systemy, mając dla tego określone cele. Brief zatem jest idealnym miejscem do ich umieszczenia. Cele i oczekiwania pomagają agencji zrozumieć, którym aspektom projektu musi poświęcić więcej uwagi. Dokładne cele pokazują, które moduły są dla Ciebie ważniejsze. Opisz szczegółowo, które działania chcesz wykonywać w sklepie, lub które procesy chcesz zautomatyzować za pomocą dedykowanego systemu. Im więcej szczegółów podasz w briefie, tym bardziej dopasowany będzie produkt końcowy.

Ustalenie jasnych celów i oczekiwań pomoże nie tylko agencji, ale i Tobie. Dzięki zdefiniowanym oczekiwaniom możesz ocenić, czy projekt został zrealizowany zgodnie z założonym na wstępie planem. 

Szczegółowy i przemyślany brief pozwoli zarówno Tobie, jak i agencji zrozumieć złożoność i zakres projektu. Tworząc brief pełny szczegółów możesz być pewny, że agencja dostarczy produkt, którego oczekujesz.

W dalszym ciągu nie do końca wiesz jak poradzić sobie z briefem? Nie obawiaj się. Skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci zrobić pierwszy krok.